با استفاده از تابع subtotal می توانیم عملیاتی مانند جمع کردن، میانگین ، ماکسیمم و مینیمم گرفتن و ... روی یک محدوده خاص را با استفاده از فیلتر مورد نظر برروی ستون ها یا سطر ها انجام دهیم . برای هر کدام از عملیات ها عدد مشخصی اختصاص داده شده است به طور مثال برای عملیات جمع(sum) عدد 9 در نظر گرفته شده و در صورتی که بخواهیم موارد پنهان شده(Hide) یا فیلتر شده را نیز برای ما جمع کند از عدد 109 مختص به جمع استفاده میکنیم.
مثال نمونه: در این مثال می خواهیم در محدوده مورد نظر مجموع دریافتی های مهدی را حساب کنیم: با استفاده از تابع subtotal عدد 9 که مختص به sum می باشد را وارد نموده و محدوده مورد نظر که ستون دریافتی ها میباشد را انتخاب میکنیم سپس با استفاده از فیلتر در ستون نام ، فقط نام مهدی را در حالت انتخاب قرار می دهیم. به همین روال برای میانگین ، ماکسیمم و ... نیز انجام می توانیم انجام دهیم.